В министерствах республики модернизируется система документооборота

В Якутии реализуется проект по модернизации государственного управления. «Приоритетной задачей госуправления в республике остаётся повышение эффективности работы аппарата за счёт цифровой трансформации, повышения открытости действий, упрощения структуры принятия решений, сокращения сроков предоставления государственных услуг жителям республики», — отметил Глава республики Айсен Николаев, подводя первые итоги перестройки процессов управления и ставя первоочередные задачи.

В рамках проекта с июля 2020 года в Минимуществе, МинЖКХ и Госкомцен республики право подписания части документов получили специалисты, которые являются непосредственными исполнителями.

Главный специалист Департамента реестра, разграничения собственности, договорных отношений Министерства имущественных и земельных отношений РС (Я) Наталья Крупина поделилась своим мнением об этом изменении в процессе управления:

– По поручению Главы Якутии по вопросам реализации проекта по модернизации государственного управления республике от 8 июля 2020 года № Пр-336-А1 Министерством внесены соответствующие изменения в Инструкцию по делопроизводству. Также принят приказ «О наделении специалистов правом подписи отдельных исходящих документов министерства имущественных и земельных отношений РС (Я)».  Исходя из этого, специалисты наделены правом подписи отдельных исходящих документов министерства. При этом письма подписываются не только в бумажной форме, но и в электронной форме с использованием электронных цифровых подписей.

Использование электронной цифровой подписи не требует специального обучения (прохождения курсов). Просто необходимо понимать двойную ответственность специалистов за предоставляемую информацию и обеспечивать правильное хранение и использование электронной цифровой подписи в соответствии с правилами, без права передачи третьим лицам. В нашем департаменте, например, почти все сотрудники наделены правом подписи. На сегодня большинство уже оформляют цифровые подписи, начали работу по формированию писем и подписанию. В основном — это перечень писем в рамках должностных функций.

Главная цель такой модернизации — сокращение времени на подписание обычных писем, имеющих организационный характер. Наделение правом подписи непосредственных исполнителей дает возможность более оперативно вести работу.

Я сама, как секретарь межведомственной комиссии, уже подписала письма на этой неделе в адрес заявителя и иные органы, по которым необходимо письменное уведомление, что позволило сэкономить рабочее время руководителя нашего департамента, и председателя комиссии.

В целом процесс подписания документов упрощается, при этом повышается ответственность специалистов.